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Gestão de Empresas | 17.01.2018

Como otimizar e melhorar os processos de comunicação na indústria?

Projetos colaborativos: como manter a boa comunicação na equipe?

Muito se fala sobre a importância da produtividade para o crescimento de uma empresa. Isso é fácil de entender na teoria, mas e quanto à prática? Como melhorar a produtividade empresarial de uma maneira eficaz e duradoura?

Saber como fazer mais e melhor com o que se tem virou palavra de ordem para os empresários, sobretudo para os brasileiros.

De acordo com a pesquisa Competitividade Brasil, elaborada pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), o país aparece em penúltimo lugar quando o assunto é o ambiente favorável aos negócios. Foram avaliados 18 países e o único que ficou atrás do Brasil foi a Argentina.

Garantir a boa comunicação na indústria é uma maneira de obter mais eficiência e lucratividade. Afinal, ela evita desentendimentos, fortalece as relações no ambiente de trabalho, reduz custos e proporciona maior satisfação profissional.

O uso de estratégias para facilitar a comunicação dentro e fora da empresa também possibilita a divulgação de comunicados importantes, mudanças de processos e garantia de entrega de itens dos fornecedores. Quer saber como aprimorar a comunicação na indústria? Veja a seguir!

Crie eventos para integrar os colaboradores e aumentar a comunicação na indústria

Uma estratégia que amplia as oportunidades de comunicação dentro da empresa é a elaboração de eventos com os colaboradores. Isso pode ser feito em diferentes ocasiões como:

apresentação de novas metas;

alcance de resultados;

celebração de Natal;

lançamento de um novo produto.

Esses encontros favorecem a troca de ideias, permitem que novos colaboradores se integram ao ambiente da corporação e possibilitam que membros de diferentes setores compreendam melhor a atividade desempenhada por cada um.

Além de promover encontros com os colaboradores, você também pode organizar reuniões com fornecedores para discutir propostas de valores, conhecer novos produtos do mercado e apresentar as necessidades da sua empresa. Porém, lembre-se que eventos como esses demandam planejamento, organização e pontualidade.

Utilize ferramentas de comunicação interna de acordo com o perfil dos colaboradores

Qual é o perfil dos colaboradores da empresa? Em alguns casos é possível observar diferentes maneiras dos profissionais consumirem informação. Enquanto alguns preferem a leitura de jornais, outros são mais voltados à tecnologia como acesso a websites e uso de celulares.

Por isso, o setor responsável pela comunicação na indústria precisa avaliar quais são as melhores ferramentas para serem utilizadas. Veja alguns exemplos:

jornal periódico;

site;

rádio ou televisão interna;

envio de newsletter para o e-mail dos colaboradores;

uso de sistemas de telefonia para facilitar a troca de informações etc.

Avalie quais são as melhores ferramentas para cada setor e coloque em prática o processo de comunicação na empresa.

Crie espaços para ouvir os colaboradores

A comunicação é uma via de mão dupla. Por isso, não basta apenas a empresa criar estratégias para informar os colaboradores sobre as práticas recomendadas, novos padrões adotados ou novas parcerias. A indústria precisa criar ambientes propícios para que eles também possam compartilhar as suas ideias e opiniões.

Dessa maneira, os gestores conseguem obter feedbacks importantes sobre a satisfação dos colaboradores, suas expectativas e a qualidade do ambiente de trabalho. Inclusive, podem surgir ideias de processos que podem ser implantados a partir de um comentário ou sugestão de um colaborador.

Então, mantenha um canal aberto ao diálogo e demonstre que essas informações são bem-vindas. Mas como adotar essa ideia? Você pode criar caixas de sugestões, portal online, aplicativos para celulares, entre outros.

Utilize ferramentas para ter uma comunicação eficaz com os fornecedores

Como é o processo de comunicação entre os profissionais da indústria e os fornecedores? É fundamental manter um contato eficaz para garantir os prazos de entregas de matérias-primas. Afinal, um atraso no início do processo pode prejudicar o resultado final de toda a operação.

Por isso, é essencial utilizar ferramentas modernas que facilitam a comunicação na indústria. Atualmente, há inúmeras opções tecnológicas como:

envio de e-mails;

ligações com o uso de sistemas PABX para reduzir os custos, gravar a conversa e ter mais segurança dos processos;

realização de videoconferências para definir prazos de entregas, valores e qualidade do item adquirido.

Basta escolher a melhor opção disponível no mercado e que se encaixa no perfil da empresa.

Aprimore a comunicação com os clientes

Você acompanha o nível de satisfação dos seus clientes? Se você ainda não criou uma comunicação eficaz com eles talvez esteja na hora de reavaliar essa situação.

Algumas soluções do mercado possuem recursos interativos para ligações telefônicas a partir de um computador. Isso possibilita utilizar a ferramenta como ramal telefônico, mas também gravar ligações, realizar chamadas de vídeo, criar chats e pop ups informativos.

Há também soluções que permitem monitorar a qualidade do atendimento telefônico realizado. Com elas, o gestor consegue fazer a interação de dados, exportar as informações em planilhas, analisar as gravações telefônicas, entre outras vantagens.

Além disso, elas possibilitam realizar o atendimento automático, fazer a localização de pessoas e enviar recados de voz para o e-mail de algum colaborador para encontrar a solução de um problema.

Já imaginou quantas situações podem ser resolvidas ao utilizar a ferramenta certa para facilitar a comunicação entre a empresa e os clientes?

Tenha mais qualidade na comunicação entre a matriz e suas filiais

Além de melhorar a comunicação com os clientes é essencial manter um bom diálogo entre os profissionais que trabalham na matriz e nas filiais. Para tanto, há inúmeras tecnologias no mercado para facilitar esse processo.

Uma central telefônica PABX, por exemplo, possui recursos que diminuem o valor da conta telefônica, aumentam o controle de gastos e permitem a comunicação entre ramais fixos e celulares, com custo quase zero.

Para complementar, esse tipo de solução ainda tem recursos para realizar conferências com diversos participantes. Sendo assim, não é preciso se preocupar com o deslocamento de colaboradores para realizar reuniões estratégicas. Basta agendar um horário, confirmar a presença e fazer a ligação.

Aumente a flexibilidade de comunicação entre diretores

É comum que diretores de uma empresa precisem trocar informações constantemente. Mas como fazer isso quando eles estão em diferentes regiões ou a caminho de reuniões?

Para evitar altos custos com a conta de telefone é possível transformar celulares em ramais PABX. Sendo assim, independentemente do lugar em que o executivo estiver ele poderá fazer uma chamada por meio de um aplicativo.

Isso garante maior mobilidade e cobertura para realizar ligações, pois não é necessário procurar sinal telefônico ou ter alta capacidade de internet. Ou seja, isso aumenta a economia para a empresa e a capacidade de gestão.

Há muitas possibilidades de melhorar a comunicação na indústria a fim de obter melhores resultados. Basta fazer um planejamento, escolher a solução certa para você e acompanhar as métricas. Este post foi útil? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais e ajude outros gestores!

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